d’une crise se jouent avant la crise.
Qu’est-ce qu’une cellule de crise ?
Lorsqu’une crise survient dans une entreprise, une association, une collectivité il y a généralement deux missions principales à mener : d’une part, gérer l’événement au plan opérationnel, d’autre part, piloter la communication de crise.
En revanche, certains événements (suicide d’un salarié par exemple) conduira au seul pilotage de la communication sans véritable volet opérationnel (contrairement à un incendie).
Une cellule de crise va donc être une salle préalablement définie, avec un minimum d’équipements (tableaux par exemple) et de documents (comme des procédures) dans laquelle va se réunir une équipe correspondant généralement aux fonctions habituelles de la structure (direction, juridique, technique, logistique etc). Évidemment, le dimensionnement de la cellule est lié à la nature de la crise et à la taille de l’entreprise, de l’association, de la collectivité.
Il faut noter que parallèlement à l’organisation physique, il faut souvent mettre en place une organisation numérique en raison des déplacements de certains participants et, aujourd’hui, du télétravail. Certaines sociétés (comme IREMOS) proposent, dans cette logique, un portail « cellule de crise » permettant cette gestion à distance.
La cellule de communication doit, si possible, être détachée de la cellule de crise qui se consacrera à la gestion opérationnelle. La ou les participants en charge de la communication ont besoin de s’isoler pour agir dans des conditions plus sereines et ne pas subir l’effervescence de la cellule principale.
Préparer puis mettre en place une cellule de crise va permettre de réunir en un lieu donné, d’une part, un pôle où seront centralisées les informations, d’autre part, une équipe en capacité d’organiser la gestion opérationnelle de l’événement et la communication, enfin de disposer d’une organisation matérielle et documentaire.
Les participants vont devoir s’appuyer sur un minimum d’organisation matérielle (téléphones fixes, tableaux, ordinateurs, écrans etc) et de documents (procédures et supports d’analyses et de communication mis au point par l’agence).
Pourquoi mettre en place une cellule de crise ?
Rappelons que 50% d’une crise se jouent avant la crise.
La phase de préparation et d’anticipation est donc essentielle. De même, le rapport au temps est capital dans une situation de crise et qu’il faut donc éviter de perdre du temps d’où la nécessité de préparer en amont cette cellule. Il faut, toutefois, dimensionner cet espace en fonction de la taille de l’entreprise, de l’association, de la collectivité etc et de son exposition aux risques.
Notre expertise pour organiser votre cellule de crise
Encore une fois, la réussite de la communication en situation de crise se joue largement en amont c’est-à-dire grâce à une préparation optimum. Si la formation est indispensable, les équipes en charge de la gestion de la crise doivent disposer d’une cellule pour agir efficacement. Comme évoqué ci-dessus la cellule doit être organisée au plan matériel (salle, tableaux, téléphones, ordinateurs…) et documentaire pour être plus efficient, ne pas perdre de temps, fluidifier les échanges. Parallèlement à cette organisation et préparation, il faut mettre en place le dispositif de déclenchement de l’alerte afin de « coller » à l’événement et d’éviter un décalage trop grand entre la survenue d’une crise et la constitution de la cellule.
L’agence vous accompagne dans cette organisation en s’appuyant sur son expertise collectée à travers la France dans d’autres cellules de crise et, surtout, sur l’intervention pendant de vraies crises. La démarche vise à proportionner le dimensionnement de la cellule de crise pour éviter un dispositif qui serait ou sous-dimensionné ou surdimensionné. Le traite mot est celui de l’efficacité et de l’adaptation de la cellule de crise à l’entreprise, association ou collectivité en tenant compte de ses moyens, des risques auxquelles elle est exposée, de sa culture…
La cellule de crise est donc un outil qui s’articule avec les autres prestations proposées par l’agence : formation et organisation d’exercices.
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